Přijaté doklady a účtenky

Stavy v seznamu

Vystavit, zaplatit, exportovat nebo smazat více dokladů

V Saldu

Doklady → Přijaté faktury; Doklady → Pokladna

Vyfotit účtenku telefonem

V Saldu

+ → Vyfotit nebo nahrát doklad; Nahrát doklady → Vyfotit účtenku

Co Saldo z dokladu přečte

Saldo zkouší zdroje údajů od nejspolehlivějšího. Údaje z QR kódu mají přednost před údaji přečtenými z textu.

• Z PDF Saldo čte nejvýš první tři stránky. QR kód hledá jen na první stránce.
• Když fotka nebo sken obsahuje úplnou QR Fakturu (číslo, IČO dodavatele, datum vystavení a částku), rozpoznávání textu se přeskočí.
• Celkovou částku hledá u faktur za popisky jako „Celkem k úhradě“ nebo „K úhradě“, u účtenek za „Celkem“, „Suma“ nebo u platby kartou. Když najde rekapitulaci DPH, vybere částku, která s ní souhlasí.
• Dodavatele Saldo hledá podle IČO v kontaktech. Když tam není, dohledá IČO v ARES a nový kontakt sám založí. Bez IČO zkusí kontakt najít podle čísla účtu nebo IBAN. Vlastní IČO firmy za dodavatele nepovažuje.
• Položky vzniknou podle rozpisu DPH – jedna za každou sazbu. Bez rozpisu vznikne jedna položka na celou částku se sazbou z dokladu; když sazba chybí, použije se 21 %, u dodavatele neplátce 0 %. Popisem položky je zpráva z QR Platby, text „Dle dokladu …“ s číslem dokladu, název dodavatele, nebo „Přijatý doklad“.
• Variabilní symbol je VS z dokladu, jinak posledních deset číslic z čísla dokladu. DUZP je z dokladu, jinak datum vystavení. Splatnost je z dokladu, jinak datum vystavení plus splatnost u kontaktu, jinak den nahrání plus výchozí splatnost firmy; nikdy není dřív než datum vystavení. Datum přijetí je den nahrání.
• U měny jiné než CZK Saldo doplní kurz z QR kódu, jinak kurz ČNB ke dni DUZP (nebo vystavení).
• Účet nebo kategorie položky je Výchozí účet / kategorie z kontaktu dodavatele, jinak 518 Ostatní služby (v daňové evidenci V05).
• Když na dokladu najde platbu kartou (například „platba kartou“, VISA nebo Mastercard), nastaví u přijaté faktury v poli Forma úhrady hodnotu Kartou. Jinak zůstane Bankovní převod, v Pokladně Hotově.

Výsledky v dialogu a opakování nahrání

Když koncept vznikl, ale soubor se neuložil, řádek ukáže „Koncept vznikl, ale fotka se neuložila: …“. Když se nepotvrdilo ani uložení konceptu, ukáže „Uložení konceptu a fotky se nepotvrdilo: …“. V obou případech klikněte v řádku na Zkusit znovu. Saldo použije stejný koncept a nejdřív ověří, jestli soubor na server přece jen nedorazil, takže doklad ani příloha nevzniknou dvakrát. Po úspěšném opakování u jediného souboru se otevře editor konceptu.

Když čtení zastavíte tlačítkem Zrušit, řádek skončí chybou „… Čtení bylo zrušeno. Fotka nebyla uložená.“ a Zkusit znovu spustí čtení znovu. U chyb e-faktur ISDOC tlačítko Zkusit znovu není – soubor opravte, nebo ho nahrajte znovu.

Dokud je v dialogu řádek s chybou, odkazy na doklady v dialogu nefungují a Saldo ukáže „Nejdřív dokončete nahrávání a vyřešte neuložené soubory.“ Zavření dialogu pak potvrdíte v okně „Odejít bez potvrzeného uložení?“ tlačítkem Odejít. Vzniklé doklady najdete v seznamu (filtr Koncepty).

Více souborů a ZIP s fakturami ISDOC

• Najednou můžete přetáhnout víc souborů. Fotky, skeny a PDF bez ISDOC se zpracují jeden po druhém a každý dostane vlastní koncept.
• Soubory PDF a ISDOC se nejdřív odešlou na server najednou; z jednoho nahrání Saldo prohledá nejvýš 50 takových souborů. Více souborů nahrajte po částech.
• ZIP s několika soubory .isdoc nebo .isdocx bez souboru manifest.xml, jaký vytvářejí fakturační programy a export z TechTools Fakturace, Saldo rozdělí na jednotlivé faktury a každá má v dialogu vlastní řádek. Z jednoho nahrání nejvýš 200 faktur.
• ZIP se souborem manifest.xml je jedna e-faktura ISDOCX. Přílohy uložené uvnitř ISDOCX Saldo k dokladu nepřidá; PDF faktury proto nahrajte do Přílohy zvlášť.
• E-faktura, na které je jako dodavatel vaše IČO, je vaše vydaná faktura. Saldo ji zařadí do Vydaných faktur a řádek to připomene větou „Je to vaše faktura, najdete ji ve Vydaných fakturách.“
• Přijatá e-faktura ISDOC se vždy zaeviduje jako přijatá faktura, dobropis nebo záloha. Když ji nahrajete v Pokladně, pokladní doklad z ní nevznikne. Přijaté zálohové faktury a daňové doklady k zálohám najdete v Doklady → Zálohy (kapitola Zálohy, dobropisy a obchodní doklady).
• Stejná e-faktura podruhé nevytvoří nový doklad: když souhlasí číslo dokladu dodavatele a IČO, nebo identifikátor e-faktury, řádek ukáže Už v evidenci.
• Úhrady ISDOC nepřenáší. Když je na stránce Automatizace zapnuté Párování plateb a platba se stejným variabilním symbolem a částkou už je v Bance, Saldo ji s novým dokladem spáruje hned při nahrání (kapitola Automatizace a práce účetní).
• Když Saldo u e-faktury najde možnou duplicitu, doklad nevystaví a řádek dostane poznámku „… Doklad proto zůstal jako koncept – zkontrolujte ho a vystavte, nebo ho smažte.“ Když na doklad platí schvalování a nahrál ho někdo, kdo schvalovat nesmí, doklad se odešle ke schválení („Doklad čeká na schválení – schvaluje …“).
• Když součet položek e-faktury nesouhlasí s částkou v souboru, poznámka začne „Součet po přepočtu … se liší od částky v souboru“. Zkontrolujte položky proti PDF od dodavatele.

Pole editoru přijatého dokladu

Když vyberete zahraničního dodavatele a jste plátce DPH, Saldo připomene „… je ze zahraničí – zkontrolujte režim DPH (plnění v EU / vývoz).“ U dodavatele v insolvenci ukáže „Pozor: … je v insolvenčním řízení“.

Datum přijetí a období odpočtu DPH

Pole Nárok na odpočet v období určuje, do kterého přiznání k DPH se přijatý doklad započítá. Když ho necháte prázdné, Saldo použije pozdější z DUZP a data přijetí (editor to připomíná textem „Výchozí je pozdější z DUZP a data přijetí.“). Pozdější datum zadat můžete, dřívější ne – Saldo ho při uložení nahradí výchozím. Výsledek uvidíte v detailu dokladu v řádku Období DPH, například září 2026, u čtvrtletního plátce 3. čtvrtletí 2026.

Když u uloženého dokladu posunete DUZP nebo datum přijetí na dřívější den, pole Nárok na odpočet v období vymažte. Jinak zůstane původní pozdější datum.

Účty, kategorie a předvyplnění z historie

• Po výběru dodavatele Saldo nastaví novým položkám účet (kategorii), na který šly jeho dřívější vystavené doklady nejčastěji. Bez historie použije Výchozí účet / kategorie z kontaktu, jinak 518 Ostatní služby (v daňové evidenci V05 Provozní režie).
• Z posledního dokladu dodavatele převezme formu úhrady, váš účet, jazyk, režim DPH, měnu a splatnost. Co změnil, vypíše v poznámce „Podle dokladu … jsme doplnili …“; když se od výchozích hodnot nic neliší, poznámka se neukáže. Pole, která jste už ručně změnili, nepřepíše.
• Tlačítko Stejné jako minule v bloku Položky zkopíruje položky z posledního dokladu stejného druhu od tohoto dodavatele. Když už nějaké položky máte, zeptá se „Nahradit položky?“.
• Když do popisu položky napíšete aspoň dva znaky, nabídne seznam Z vašich minulých dokladů s cenou, sazbou a účtem. Položku vyberete myší, nebo šipkami a klávesou Enter.
• E-faktura ISDOC dostane pro všechny položky stejně naučený účet dodavatele.
• Účet, který u položky vyberete ručně, už Saldo nemění.

Odpočet DPH, neplátci a identifikované osoby

• Plátce DPH uplatní u každé položky přijatého dokladu plný odpočet DPH; v podvojném účetnictví jde DPH na účet 343.
• Neplátce DPH zadá DPH z faktury tak, aby souhlasila celková částka. Saldo celou DPH zaúčtuje do nákladu (v daňové evidenci do výdaje).
• Identifikovaná osoba nárok na odpočet nemá, DPH z přijatých dokladů je náklad. Daň z přijatých služeb z EU řeší kapitola Daně a pojistné.

Upozornění na duplicitní doklad

U přijatých dokladů Saldo hlídá, jestli stejný doklad nezadáváte podruhé. Za možnou duplicitu považuje nestornovaný doklad od stejného dodavatele (nebo od kontaktu se stejným IČO), který má stejné číslo dokladu dodavatele, nebo stejnou částku ve stejné měně a datum vystavení nejvýš 3 dny vedle.

• V editoru se pod dodavatelem objeví „Tento doklad už možná máte“ s vysvětlením, například „Doklad č. 2026090077 od Coworking Karlín s.r.o. už máte v evidenci jako FP20260041 (2. 9. 2026).“, a odkaz na starší doklad.
• Při uložení nebo vystavení se Saldo zeptá v okně „Možná duplicitní doklad“. Pokračujete tlačítkem Přesto uložit nebo Přesto vystavit, jinak zvolte Zpět.
• Hromadné vystavení možnou duplicitu nevystaví; doklad otevřete a vystavte ručně.
• E-faktura ISDOC se stejným číslem dodavatele a IČO se vůbec nenahraje (Už v evidenci). Při shodě jen podle částky a data zůstane jako koncept s poznámkou.

Detail přijatého dokladu

V Saldu

Detail dokladu

Zaznamenat úhradu přijaté faktury

V Saldu

Detail dokladu → Zaznamenat úhradu

Platby z bankovního účtu se k fakturám přiřazují v Bance spárováním (kapitola Banka a pokladna). Ručně zaznamenejte úhradu hotově z pokladny, zápočet nebo starší platbu, která v Saldu není.

Opravit, vrátit do konceptu, stornovat nebo smazat

• Upravit u vystaveného dokladu otevře editor s tlačítkem Uložit změny a upozorněním „Doklad je vystavený – změny se promítnou do zaúčtování i do hlášení.“
• Vrátit do konceptu zruší zaúčtování, číslo dokladu zůstane. U dokladu s úhradami to nejde („Doklad s úhradami nelze vrátit do konceptu“), stejně jako u dokladu, ke kterému je vystavený dobropis.
• Stornovat ponechá doklad v evidenci jako stornovaný a jeho zápisy odúčtuje. Nejdřív zrušte úhrady („Nejprve zrušte úhrady dokladu“).
• Smazat koncept smaže koncept i s položkami a přílohami. Koncept, který už má číslo, smazat nejde – vystavte ho a stornujte.
• Chybu dodavatele v částce opraví dobropis: v detailu původní faktury zvolte ⋯ → Vystavit dobropis (kapitola Zálohy, dobropisy a obchodní doklady).
• Podrobněji popisuje storno a vrácení do konceptu kapitola Vydané faktury; u přijatých dokladů fungují stejně.

Účtenka zaplacená firemní kartou

Účtenka zaplacená hotově

Účtenku zaplacenou z firemní pokladny nahrajte v Doklady → Pokladna tlačítkem Nahrát účtenku. Vznikne koncept výdajového pokladního dokladu s formou úhrady Hotově a vybranou pokladnou. Po kontrole ho vystavte; úhrada vznikne vystavením. Postup je v části Zapsat výdaj z pokladny.

Zapsat výdaj z pokladny

V Saldu

Nový doklad · Výdajový pokladní doklad; Pokladna → Výdaj; Pokladna → Nahrát účtenku; + → Výdaj z pokladny; Ctrl K → Výdajový pokladní doklad

Zapsat příjem do pokladny

V Saldu

Nový doklad · Příjmový pokladní doklad; Pokladna → Příjem; Ctrl K → Příjmový pokladní doklad

Záporný zůstatek a hotovostní limit

• Když má pokladna záporný zůstatek, Přehled ukáže v panelu Vyžaduje pozornost „… je v mínusu“ s textem „Pokladna nesmí mít záporný zůstatek – chybí příjmový doklad nebo převod z banky.“ Měsíční uzávěrka má krok Pokladna.
• U vystaveného pokladního dokladu nad 270 000 Kč (v korunách, včetně DPH) ukáže Přehled upozornění „Hotovostní platba … nad limitem“.
• Saldo kontroluje limit u jednotlivých pokladních dokladů. Součet více plateb za den ani faktury placené hotově mimo pokladní doklady nesčítá.

Zapnout schvalování a nastavit pravidla

V Saldu

Nastavení → Uživatelé; Nastavení → Uživatelé → Schvalování přijatých výdajů

Schvalování vypnete přepínačem a tlačítkem Uložit schvalování („Schvalování je vypnuté.“). Pravidla zůstanou uložená pro příští zapnutí. Každá změna pravidel se zapíše do Nastavení → Historie změn i s celým zněním pravidel.

Jak pravidla fungují

• Doklad musí splnit všechny vyplněné podmínky pravidla. Částka se porovnává s celkovou částkou včetně DPH v korunách.
• U dokladu v cizí měně pod limitem Saldo přepočte částku i kurzem ČNB ke dni dokladu a porovná vyšší z obou hodnot, takže nízký kurz na dokladu schválení neobejde.
• Střediska se porovnávají s polem Středisko v editoru bez ohledu na velikost písmen; název střediska má nejvýš 80 znaků.
• Účty se porovnávají podle začátku čísla: 5 pokryje všechny účty třídy 5, 518 účet 518 i jeho analytiky. Stačí, když na takovém účtu je jedna položka dokladu.
• Při volbě Vlastník nebo účetní smí schválit vlastník a každý účetní firmy. U určeného člena smí schválit on a vždy také vlastník. Když určený člen přijde o právo zápisu, schvaluje jen vlastník.
• Kdo doklad schvaluje, vidí každý na kartě Schválení v řádcích Schvaluje a Pravidlo.

Odeslat doklad ke schválení

E-faktura ISDOC, na kterou platí pravidlo, se po nahrání odešle ke schválení sama. Když ji nahraje schvalovatel, rovnou se schválí a vystaví. Koncept z fotky nebo PDF odešlete ke schválení sami.

Schválit nebo vrátit doklad

Vrácený doklad opraví ten, kdo ho zadal. Otevře ho, klikne na Upravit, opraví údaje a v editoru klikne znovu na Odeslat ke schválení. Schvalovatel může vrácený doklad také rovnou schválit.

Změna po schválení

• Schválení platí pro konkrétní obsah dokladu: částku v měně dokladu i v korunách, kurz, dodavatele (i jeho název, IČO a účet pro platbu v kontaktech), středisko, účty položek a přílohy.
• Když tyto údaje po schválení změní někdo, kdo schvalovat nesmí, dostane doklad stav Změněno po schválení a v historii stojí, co se změnilo („Po schválení se změnilo: částka, …“). Doklad se pak musí znovu odeslat ke schválení (Odeslat ke schválení), nebo ho schvalovatel schválí (Schválit).
• Když stejné údaje změní sám schvalovatel, schválení zůstane a historie to zaznamená.
• Když název, IČO nebo účet dodavatele v Kontaktech upraví někdo, kdo schvalovat nesmí, dostanou stav Změněno po schválení i schválené doklady tohoto dodavatele.
• Vystavený doklad smí se změnou částky, kurzu, dodavatele, střediska nebo účtů uložit jen schvalovatel. Ostatním Saldo odpoví „Změnu částky, kurzu, dodavatele, střediska nebo účtů u zaúčtovaného dokladu musí schválit … – vraťte doklad do konceptu a odešlete ho ke schválení“. Přílohu přidat jde; doklad zůstane zaúčtovaný a dostane stav Změněno po schválení.

Hromadné vystavení a importy

• Tlačítko Vystavit koncepty v seznamu neschválený doklad nevystaví ani schvalovateli („Doklad ještě není schválený – schvalte ho v detailu dokladu, hromadné vystavení schválení nenahrazuje“), ostatním odpoví „Doklad musí před zaúčtováním schválit … – odešlete ho ke schválení“. Schválené koncepty vystaví.
• Import přijatých dokladů z POHODY nebo otevřených položek smí u dokladů, na které platí pravidlo, provést jen schvalovatel (kapitola Počáteční stavy a přechod z jiného programu).
• Pohyby zaúčtované v Bance tlačítkem Zaúčtovat nebo bankovním pravidlem schvalování nepodléhají.

Nespolehlivý plátce DPH mezi dodavateli

• Status v registru plátců DPH Saldo zjišťuje u kontaktů. Kontakty založené v posledních 30 dnech prověří samo při otevření firmy, když je na stránce Automatizace zapnutá Kontrola kontaktů; starší kontakty prověříte v Kontaktech (kapitola Kontakty a žádosti o podklady).
• Když automatická kontrola najde nespolehlivého plátce, ukáže zprávu „Pozor: … – nespolehlivý plátce nebo insolvence.“ s odkazem Kontakty.
• Když v editoru vyberete dodavatele vedeného jako nespolehlivý plátce, Saldo ukáže „… je nespolehlivý plátce DPH – za DPH z faktury můžete ručit (§ 109 ZDPH); zvažte její úhradu přímo jeho finančnímu úřadu (§ 109a ZDPH).“
• Dokud máte od takového dodavatele neuhrazený doklad, je upozornění i na Přehledu.