Automatizace a práce účetní

Stránka Automatizace

V Saldu

Firma → Automatizace

Automatizace je v levém menu ve skupině Firma. Na telefonu klepněte dole na Menu a zvolte Automatizace. Položka je v menu vždy, nezávisí na zapnutých částech Salda.

• V záhlaví je tlačítko Spustit teď, které hned provede automatizace spouštěné při otevření firmy (viz Spustit automatizace ručně).
• Souhrn měsíce s nadpisem, například „Září 2026 – Saldo za vás“, ukazuje, kolik pohybů tento měsíc zpracovala pravidla, kolik plateb se spárovalo při importu, kolik vzniklo opakovaných faktur, kolik upomínek jste zaznamenali a kolik proběhlo kontrol kontaktů.
• Šest karet s přepínači: Pravidla pro banku, Párování plateb, Stahování z Fio, Opakované faktury, Upomínky a Kontrola kontaktů. Každá ukazuje číslo za tento měsíc, co teď čeká, a tlačítko, které akci provede hned.
• Seznam Pravidla pro banku a pod ním Navrhovaná pravidla, která Saldo odvodilo z vašich pohybů.

Zapnout nebo vypnout automatizaci

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → přepínač na kartě; Automatizace → Upomínky → počet dní po splatnosti

Co Saldo udělá samo a co potvrzujete vy

V Saldu

Firma → Automatizace; Peníze → Banka; Doklady → Vydané faktury

Automatizace běží v jasně daných chvílích. Nic z nich nepodává přiznání, neposílá e-maily ani neschvaluje doklady.

Automatizace při otevření firmy běží jen pro uživatele s právem zápisu (vlastník, účetní, editor) a opakované spuštění nic nezdvojí: každá opakovaná faktura vznikne jen jednou. Ukázková firma kontakty v registrech neověřuje, protože má smyšlené údaje.

Po otevření firmy může Saldo ohlásit „Vystaveno … opakovaných faktur.“, nebo „Připraveno … konceptů opakovaných faktur ke kontrole.“ s odkazem Zobrazit na Vydané faktury, a u nových kontaktů „Pozor: … – nespolehlivý plátce nebo insolvence.“ s odkazem Kontakty.

• Potvrzujete vy: koncepty opakovaných faktur vystavíte sami; platby, u kterých shoda není jistá, a platby kartou spárujete nebo zaúčtujete v Bance; upomínky vytisknete nebo uložíte do PDF a označíte jako odeslané; o kontaktu označeném jako riziko rozhodnete sami.
• Automatizace nikdy nepodávají přiznání ani hlášení, neposílají e-maily ani upomínky, neschvalují výdaje, neuzavírají ani nezamykají období.

Spustit automatizace ručně

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → Spustit teď

Jak fungují pravidla pro banku

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → Pravidla pro banku; Peníze → Banka

Pravidlo pro banku říká, co udělat s bankovním pohybem, který splní podmínky: zaúčtovat ho, spárovat s fakturami kontaktu, přiřadit ke kontaktu, nebo ignorovat. Pravidla se zkoušejí shora dolů a pohyb zpracuje první aktivní pravidlo, jehož podmínky sedí a jehož akci jde provést. Když akce provést nejde (například kontakt nemá odpovídající otevřenou fakturu), zkusí se další pravidlo.

• Pravidla zpracují jen pohyby se stavem Nespárované, které nemají přiřazenou žádnou úhradu. Částečně spárovaný pohyb, pohyb v uzamčeném období a odchozí platbu, ke které Saldo vidí neuhrazenou přijatou fakturu se stejnou částkou a datem vystavení do tří dnů od platby (vystavenou, nebo koncept s přílohou), pravidla přeskočí – takovou platbu spárujte v Bance ručně, aby výdaj nevznikl dvakrát.
• Pravidla běží samy po importu výpisu a po stažení z Fio, až po párování plateb. Ručně je použijete tlačítkem Použít pravidla nebo Použít teď a při uložení pravidla volbou Hned použít na nespárované pohyby.
• Zpracovaný pohyb má v Bance pod zprávou štítek „Pravidlo „název““. Štítek zmizí, když pohyb později změníte.
• Pravidla se ukládají do zálohy firmy. Jsou společná pro všechny bankovní účty firmy, pokud podmínka neurčí jeden účet.

Vytvořit pravidlo pro banku

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → Pravidla pro banku → Nové pravidlo

Výsledek tlačítka Vyzkoušet projde až 2 000 pohybů za posledních 12 měsíců a ukáže nejvýš 40 z nich: „Pravidlo by zachytilo … pohybů za poslední rok (prošli jsme …)“ a kolik jich teď čeká na zpracování. Sloupec Co se stane říká například „Zaúčtuje na 568“, „Spáruje s fakturou kontaktu, pokud sedí VS nebo částka“, „Už vyřízeno – zaúčtováno“ nebo „Částečně spárováno – pravidlo pohyb přeskočí“. Vyzkoušení nic neukládá.

Vytvořit pravidlo z bankovního pohybu

V Saldu

Peníze → Banka; Banka → Vytvořit pravidlo z tohoto pohybu

Předčíslí účtů finančních úřadů odpovídají příloze č. 2 Finanční správy platné od 1. 1. 2026 (otevře se v nové kartě). Platbu ČSSZ Saldo pozná podle variabilního symbolu ČSSZ uloženého ve firmě nebo podle názvu protistrany, platbu zdravotní pojišťovně podle názvu pojišťovny nebo rodného čísla ve variabilním symbolu. U obecné platby finančnímu úřadu druh daně z čísla účtu nepozná a v rámečku vás vyzve účet zkontrolovat.

Vytvořit pravidlo z návrhu

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → Navrhovaná pravidla

Saldo navrhuje nejvýš 8 pravidel podle bankovních pohybů za posledních 12 měsíců: platby státu, převody mezi vlastními účty, bankovní poplatky a úroky (stačí jeden takový pohyb, i nezpracovaný), pohyby od stejné protistrany, které jste aspoň dvakrát zaúčtovali na stejný účet, a aspoň dvě platby kartou u stejného obchodníka. Návrh, jehož pohyby už pokrývá existující pravidlo, se nezobrazí. Návrh, který by hned zpracoval čekající pohyby, to uvádí: „Teď by hned zpracovalo … čekajících pohybů.“

Bez návrhů stránka napíše „Teď nemáme co navrhnout. Jakmile budete stejné pohyby zpracovávat opakovaně, pravidlo tu nabídneme.“

Seřadit, vypnout, upravit a smazat pravidla

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → Pravidla pro banku

Každý řádek seznamu ukazuje pořadí, název, podmínky (např. „Odchozí · zpráva obsahuje „poplat““), akci (např. „Zaúčtovat na 568 Ostatní finanční náklady“) a kolikrát a kdy naposledy pravidlo pohyb zpracovalo, nebo „zatím nepoužito“. Karta Pravidla pro banku nahoře ukazuje, kolik pravidel je aktivních.

Bez pravidel seznam napíše „Zatím žádné pravidlo“ a radí vytvořit pravidlo v Bance tlačítkem u pohybu.

Použít pravidla na čekající pohyby

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → Použít pravidla; Banka → Použít pravidla

Párování plateb a stahování z Fio

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → Párování plateb; Automatizace → Stahování z Fio

Dvě karty Automatizace řídí, jak se pohyby dostávají do Salda a jak se párují s fakturami. Samotné párování a připojení Fio popisuje kapitola Banka a pokladna.

Opakované faktury

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → Opakované faktury; Vydané faktury → ⋯ → Vytvořit automatické pravidlo…

Opakovaná faktura je automatické pravidlo navázané na vystavenou fakturu nebo zálohovou fakturu: Saldo podle ní vytváří nové faktury se stejným odběratelem a položkami, s novými daty a splatností. Pravidlo založíte v detailu faktury v nabídce ⋯ volbou Vytvořit automatické pravidlo… (kapitola Vydané faktury); v Automatizaci pravidla sledujete a spouštíte.

Jak často

Každý měsíc, Každé čtvrtletí, Každého půl roku, nebo Každý rok.

Další vystavení

Datum příští faktury. Nové pravidlo nabídne nejbližší takový den v měsíci jako u vzorové faktury, který je až po dnešku.

Opakovat do (nepovinné)

Poslední faktura vznikne nejpozději k tomuto dni, pak se pravidlo ukončí.

Rovnou vystavit a zaúčtovat – jinak vznikne koncept ke kontrole

Zaškrtnuté: faktura se rovnou vystaví (v podvojném účetnictví i zaúčtuje). Nezaškrtnuté: vznikne koncept ke kontrole, který vystavíte sami.

• Faktura vznikne, když Saldo otevřete v den dalšího vystavení nebo později (se zapnutou automatizací Opakované faktury), nebo když kliknete na Vystavit teď či Spustit teď. Každá faktura vznikne jen jednou.
• Nová faktura má datum vystavení (a u daňového dokladu i datum plnění) rovné dni, na který připadla, a splatnost podle splatnosti odběratele, jinak podle výchozí splatnosti firmy. Faktura v cizí měně dostane kurz ČNB k datu plnění.
• Když Saldo delší dobu neotevřete, vytvoří při dalším otevření všechny zmeškané faktury najednou, každou s jejím datem, nejvýš 24 za jedno pravidlo najednou.
• Když fakturu vytvořit nejde (například vzor nemá odběratele, nebo by se faktura měla rovnou vystavit do uzamčeného období), Saldo nic nevytvoří, datum dalšího vystavení nechá a zkusí to při příštím spuštění. Chybu ukáže jen tlačítko Vystavit teď; při otevření firmy a tlačítkem Spustit teď se neohlásí.
• Jedna faktura může mít jen jedno aktivní pravidlo („Tato faktura už má automatické pravidlo – upravte to stávající“). Zrušené pravidlo už vytvořené faktury nemění.

Upomínky

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → Upomínky → Připravit upomínky

Karta Upomínky ukazuje vydané faktury, které jsou po splatnosti aspoň zvolený počet dní (výchozí 7) a za posledních stejně dní k nim nebyla zaznamenaná upomínka. Saldo upomínky jen připraví – vytisknete nebo uložíte je do PDF a pošlete sami.

Každý řádek karty ukazuje číslo faktury a odběratele, kolik dní je po splatnosti, kolik upomínek už odešlo, a zbývající částku; karta vypíše nejvýš 8 faktur. Bez faktur k upomínce napíše například „Žádná faktura není po splatnosti déle než 7 dní bez upomínky.“

Okno Upomínky ukazuje u každé faktury stupeň upomínky, dny po splatnosti a úrok z prodlení a dole součet dlužných částek. Upomínky k libovolným vybraným fakturám po splatnosti připravíte i ve Vydaných fakturách hromadnou akcí (kapitola Vydané faktury).

Kontrola nových kontaktů

V Saldu

Firma → Automatizace; Automatizace → Kontrola kontaktů → Ověřit teď

Se zapnutou Kontrolou kontaktů Saldo při otevření firmy ověří kontakty založené za posledních 30 dní v registru plátců DPH, v insolvenčním rejstříku a v ARES. Stejné kontroly spustí tlačítko Ověřit teď.

• Při otevření firmy se kontrola spustí nejvýš jednou za 10 minut. U většího počtu nových kontaktů se tedy ověřují postupně.
• Karta vypíše nejvýš 8 kontaktů, které jsou nespolehlivými plátci DPH, jsou v insolvenci nebo jejichž IČO v ARES není; kliknutím otevřete kontakt. Dole je počet nových kontaktů za 30 dní a kolik jich čeká na ověření.
• Když registry neodpovídají, tlačítko Ověřit teď ohlásí „Registry neodpověděly: …“ a kontrola se zopakuje při dalším spuštění.
• Ukázková firma kontakty neověřuje („Ukázková firma má smyšlené kontakty, proto se v registrech neověřují.“) a tlačítko Ověřit teď nemá.

Ruční prověření kontaktu a výsledky registrů popisuje kapitola Kontakty a žádosti o podklady.

Klienti: všechny firmy na jedné stránce

V Saldu

Klienti

Klienti ukazují všechny firmy, ve kterých máte přijaté členství, s tím, co v nich hoří: přiznání k DPH, faktury po splatnosti, nespárované pohyby a koncepty. Firmy, které nejvíc potřebují pozornost, jsou nahoře, archivované na konci.

Položky Klienti a Fronta úkolů se objeví nahoře v levém menu, když máte přístup k více než jedné firmě (počítá se i ukázková firma), nebo když jste v profilu firmy uvedli, že jste účetní kancelář nebo účetní. Na telefonu jsou v Menu. Adresa #/klienti funguje vždy.

Barevný proužek u firmy ukazuje naléhavost. Červený: firma zmeškala termín přiznání, nebo do něj zbývají nejvýš 3 dny a přiznání není připravené. Oranžový: do termínu zbývá nejvýš 7 dní, podání nemá doloženou doručenku, nebo má firma faktury po splatnosti či nespárované pohyby. Zelený: nic nečeká. Šedý: archivovaná firma.

Fronta úkolů

V Saldu

Fronta úkolů

Fronta úkolů skládá konkrétní kroky ze všech vašich firem, které nejsou archivované: koncepty k vystavení, nespárované pohyby, doklady bez originálu, nepodaná přiznání k DPH a podání bez doložené doručenky. Kroky Saldo zjišťuje z dat firmy, sami je nezakládáte. Co vyřešíte, z fronty zmizí a zůstane v historii.

Krok se vyřeší jen tehdy, když Saldo při kontrole jeho vlastního zdroje zjistí, že je hotový. Když se problém vrátí (například pohyb vrátíte mezi nespárované), otevře se znovu tentýž krok. Fronta nikdy nic nezapisuje do účetnictví.