Kontakty a žádosti o podklady

Seznam kontaktů

V Saldu: Peníze → Kontakty

Kontakty otevřete v levém menu ve skupině Peníze položkou Kontakty, nebo klávesami G a potom K. Na telefonu je najdete přes Menu v dolní liště. Kontakt najdete i v hledání (Ctrl K) podle názvu nebo IČO.

Seznam ukazuje odběratele i dodavatele seřazené podle názvu. U kontaktu vidíte název s IČO a DIČ, sídlo (obec, u zahraničního kontaktu i stát), sloupce Prodeje a Nákupy (součet vystavených faktur a dobropisů bez DPH v Kč za celou dobu) a v sloupci Otevřené počet neuhrazených vystavených dokladů. Štítky Insolvence a Nespolehlivý plátce upozorní na výsledek prověrky v registrech. Kliknutím na řádek otevřete detail kontaktu.

Seznam kontaktů ukázkové firmy s odběrateli a dodavateli, jejich IČO a DIČ, sídlem, obraty a počtem otevřených dokladů. — Seznam kontaktů ukázkové firmy s obraty, počtem otevřených dokladů a tlačítky Prověřit v registrech a Nový kontakt. Ukázková firma se smyšlenými daty

Pole Název, IČO nebo DIČ… hledá v názvu, IČO, DIČ, čísle účtu a IBAN kontaktu. Seznam ukáže nejvýše 500 kontaktů; další najdete hledáním.

Kontakt nemusíte zakládat jen tady. Vznikne také v editoru dokladu (tlačítkem Nový kontakt nebo volbou „Načíst IČO … z ARES“, viz Vydané faktury), při nahrání přijaté faktury, když Saldo najde IČO dodavatele v ARES, při importu ISDOC a při převodu dat z jiného programu (viz Počáteční stavy a přechod z jiného programu).

Založit kontakt podle IČO

V Saldu: Peníze → Kontakty; Kontakty → Nový kontakt

Kdo: Vlastník, účetní a editor. Čtenáři Saldo uložení odmítne.
Platí pro: Všechny firmy. Načtení z ARES funguje pro subjekty s osmimístným IČO, které ARES zná.

Postup

V levém menu otevřete Kontakty a klikněte na Nový kontakt.
V okně Nový kontakt napište do pole IČO osm číslic a klikněte na ARES.
Saldo ohlásí „Načteno: …“ s názvem subjektu. Zkontrolujte, co doplnilo: Název, DIČ, Ulice a číslo, Obec a PSČ. Pole, pro která ARES údaj nemá, zůstanou, jak byla.
Doplňte, co potřebujete: E-mail, Telefon, Číslo účtu, IBAN, Splatnost (dní), Výchozí účet / kategorie a Poznámka (viz Upravit kontakt a výchozí údaje).
Pole Stát (ISO) je předvyplněné CZ. U zahraničního kontaktu ho přepište na dvoupísmenný kód státu, například DE.
Klikněte na Uložit.

Výsledek

Saldo kontakt uloží, otevře jeho detail a založení zapíše do historie změn. Je-li v Automatizaci zapnutá Kontrola kontaktů, nový kontakt Saldo při dalším otevření firmy samo ověří v registrech (viz Prověřit všechny kontakty najednou).

Když něco nejde

„Subjekt s tímto IČO v ARES není. Zkontrolujte číslo, nebo vyplňte údaje ručně.“: IČO je chybné, nebo subjekt v ARES není. Opravte IČO, nebo vyplňte údaje ručně.
„Neplatné IČO“: Pro načtení z ARES napište IČO celé, osm číslic včetně úvodních nul.
„ARES neodpovídá (timeout)“ nebo „ARES odpověděl chybou …“: Registr je dočasně nedostupný. Údaje vyplňte ručně, nebo načtení zkuste později.
„IČO musí mít 8 číslic“: IČO má víc než osm číslic. Kratší IČO Saldo při uložení samo doplní úvodními nulami.
„DIČ má neplatný formát“: DIČ začíná kódem státu, například CZ12345678. České DIČ napsané jen číslicemi (8 až 10) Saldo samo doplní o CZ.
„Název je povinný údaj“: Vyplňte název, nebo ho načtěte z ARES.

Okno Nový kontakt s poli Název, IČO s tlačítkem ARES, DIČ, Stát (ISO), adresou, e-mailem, telefonem, číslem účtu, IBAN, splatností, výchozím účtem a poznámkou. — Okno Nový kontakt s polem IČO a tlačítkem ARES, adresou, platebními údaji a výchozí splatností. Ukázková firma se smyšlenými daty

Prázdné pole Stát (ISO) znamená CZ. Když na dokladu vyberete zahraniční kontakt, editor dokladu vás jako plátce DPH upozorní, že je potřeba zkontrolovat režim DPH (plnění v EU nebo vývoz).

Upravit kontakt a výchozí údaje

V Saldu: Detail kontaktu; Kontakt → Upravit

Kdo: Vlastník, účetní a editor.
Platí pro: Všechny firmy.

Postup

Otevřete detail kontaktu (v Kontakty klikněte na jeho řádek) a klikněte na Upravit.
V okně Upravit – … změňte údaje.
Klikněte na Uložit.

Výsledek

Údaje se změní na detailu, v seznamu i v nabídkách kontaktů. Vystavené doklady si nechávají údaje odběratele nebo dodavatele z doby vystavení; koncepty a nové doklady převezmou nové údaje. Číslo účtu a IBAN se berou z kontaktu vždy, i pro už vystavené přijaté faktury v příkazu k úhradě.

K čemu slouží údaje kontaktu
Pole	Kde se použije
Název, IČO, DIČ, Ulice a číslo, Obec, PSČ, Stát (ISO), E-mail, Telefon	Údaje odběratele nebo dodavatele na dokladech. Při vystavení se do dokladu zkopírují.
Číslo účtu, IBAN	Účet příjemce v příkazu k úhradě (ABO potřebuje české číslo účtu s kódem banky, SEPA IBAN), shoda čísla účtu při párování plateb, porovnání se zveřejněnými účty v registru plátců DPH a vyhledání dodavatele při nahrání faktury. Číslo účtu pište s kódem banky, například `123456789/0100`.
Splatnost (dní)	Na novém dokladu s tímto kontaktem nastaví splatnost na datum vystavení plus tento počet dní (0 až 365). Prázdné pole znamená splatnost podle posledního dokladu kontaktu, případně výchozí splatnost firmy.
Výchozí účet / kategorie	Účet (v daňové evidenci kategorie), který Saldo předvyplní na položkách přijatých dokladů tohoto dodavatele. Má-li už dodavatel vystavené přijaté doklady, editor i import dají přednost účtu, který se u nich použil nejčastěji. Volba „Podle historie dokladů“ výchozí účet nenastaví.
Poznámka	Vaše poznámka ke kontaktu; vidíte ji jen v úpravě kontaktu.

Detail kontaktu

V Saldu: Detail kontaktu; Kontakty → řádek kontaktu

Detail otevřete kliknutím na kontakt v seznamu nebo ve výsledcích hledání (Ctrl K). Pod názvem je IČO, DIČ a adresa.

Tlačítka na detailu kontaktu
Tlačítko	Co dělá
Ověřit DIČ	Ověří DIČ v systému VIES, viz Ověřit DIČ ve VIES.
Upravit	Otevře úpravu kontaktu, viz Upravit kontakt a výchozí údaje.
Nová faktura	Otevře novou vydanou fakturu s tímto odběratelem a se splatností podle kontaktu, viz Vydané faktury.

Pod tlačítky jsou tři údaje: Prodeje bez DPH a Nákupy bez DPH (součet vystavených faktur a dobropisů v Kč za celou dobu) a Otevřené doklady (počet neuhrazených vystavených dokladů). Následuje část Prověrka partnera s výsledkem kontroly v registru plátců DPH a v insolvenčním rejstříku.

Tabulka Doklady je historie kontaktu: posledních 100 dokladů s tímto kontaktem včetně konceptů, nejnovější nahoře, s číslem a druhem dokladu, datem vystavení, splatností, částkou a stavem. Kliknutím doklad otevřete.

Detail kontaktu Nordwood Studio s.r.o. s tlačítky Ověřit DIČ, Upravit a Nová faktura, obraty, částí Prověrka partnera a tabulkou dokladů. — Detail kontaktu s obraty, částí Prověrka partnera a historií dokladů. Ukázková firma se v registrech neověřuje, proto je u prověrky „Zatím neověřeno.“ Ukázková firma se smyšlenými daty

Prověřit kontakt v registrech

V Saldu: Detail kontaktu; Kontakt → Prověrka partnera → Ověřit

V části Prověrka partnera na detailu kontaktu vidíte, zda je kontakt spolehlivý plátce DPH a zda není v insolvenčním rejstříku, a kdy to Saldo naposledy ověřilo.

Kdo: Vlastník, účetní a editor. Čtenáři se tlačítka Ověřit nezobrazí.
Platí pro: Registr plátců DPH: kontakt s českým DIČ (začíná CZ). Insolvenční rejstřík: kontakt s IČO.

Postup

Otevřete detail kontaktu.
V řádku registru plátců DPH klikněte na Ověřit.
V řádku insolvenčního rejstříku klikněte na Ověřit.

Výsledek

Řádek insolvenčního rejstříku ukáže výsledek s datem ověření a Saldo ho oznámí hlášením, například „Nordwood Studio s.r.o. v insolvenčním rejstříku nefiguruje.“ Řádek registru plátců DPH v této verzi skončí hláškou „Server odpověděl chybou 500.“, jakmile registr kontakt najde; stav plátce se přesto uloží a po obnovení stránky ho řádek ukáže s datem ověření. Výsledky se ukládají ke kontaktu; nespolehlivého plátce a insolvenci pak ukáže i štítek v seznamu kontaktů.

Když něco nejde

Po kliknutí na Ověřit v řádku registru plátců DPH se objeví „Server odpověděl chybou 500.“: Jde o chybu této verze. Stav plátce se přesto uložil: obnovte stránku a řádek ukáže výsledek s datem ověření. Porovnání účtu kontaktu se zveřejněnými účty ale neproběhne, zveřejněné účty si proto zatím ověřte v aplikaci Registr plátců DPH na webu Finanční správy. Stav plátce všech kontaktů najednou ověří i Prověřit všechny kontakty najednou.
„Registr plátců DPH je nedostupný (…)“ nebo „Registr plátců DPH odpověděl chybou …“: Registr finanční správy teď neodpovídá. Ověření zkuste později.
„Insolvenční rejstřík je nedostupný (…)“: Rejstřík teď neodpovídá. Ověření zkuste později.
„Insolvenční rejstřík povoluje nejvýš 50 dotazů za minutu, zkuste to za chvíli“: Chvíli počkejte a klikněte na Ověřit znovu.
„Neplatné IČO, nesedí kontrolní číslice“: IČO kontaktu je chybné. Opravte ho v úpravě kontaktu.

Registr plátců DPH a zveřejněné účty

Saldo se ptá registru plátců DPH finanční správy, zda je kontakt plátcem DPH, zda je nespolehlivý plátce a jaké bankovní účty zveřejnil.

Řádek registru plátců DPH v prověrce
Co uvidíte	Co znamená
Registr plátců DPH a „Kontakt nemá české DIČ – v registru se neověřuje.“	Kontakt nemá DIČ začínající `CZ`, registr ho neověří.
Registr plátců DPH a „Zatím neověřeno.“	Ověření ještě neproběhlo.
Spolehlivý plátce DPH	Kontakt je v registru jako plátce DPH a není nespolehlivý.
Nespolehlivý plátce DPH	Registr kontakt vede jako nespolehlivého plátce. Saldo připomene: „Za DPH z jeho plnění můžete ručit (§ 109 ZDPH); zvažte úhradu DPH jeho finančnímu úřadu (§ 109a ZDPH)“.
Není v registru plátců DPH	Kontakt v registru jako plátce DPH není, například identifikovaná osoba nebo neplátce. Saldo připomene: „DPH z jeho faktur si neodečítejte“.

Když má kontakt vyplněné Číslo účtu nebo IBAN a registr ho najde, má Saldo účet porovnat se zveřejněnými účty a účet, který mezi nimi není, ohlásit upozorněním „Účet … není mezi účty zveřejněnými v registru plátců DPH. …“. Zveřejněné účty porovnává jen tlačítko Ověřit na detailu kontaktu, hromadná prověrka ani příkaz k úhradě ne. V této verzi ale tlačítko skončí chybou 500 dřív, než výsledek porovnání ukáže (viz potíže v Prověřit kontakt v registrech).

Nespolehlivého plátce Saldo připomene i jinde: když ho v editoru dokladu vyberete jako dodavatele, a na Přehledu, dokud od něj máte neuhrazenou přijatou fakturu.

Insolvenční rejstřík

Saldo se ptá insolvenčního rejstříku (ISIR) na aktuální řízení, ve kterých je dlužníkem subjekt s IČO kontaktu. Odpověď si pamatuje 12 hodin; tlačítko Ověřit na detailu se ptá vždy znovu.

Řádek insolvenčního rejstříku v prověrce
Co uvidíte	Co znamená
Insolvenční rejstřík a „Kontakt nemá IČO – v rejstříku se neověřuje.“	Bez IČO rejstřík kontakt neověří.
Insolvenční rejstřík a „Zatím neověřeno.“	Ověření ještě neproběhlo.
Bez záznamu v insolvenčním rejstříku	Rejstřík nevede žádné aktuální řízení s tímto dlužníkem.
V insolvenčním rejstříku	Rejstřík vede řízení. Řádek ukáže spisovou značku a stav řízení a odkaz do ISIR: po ověření na detailu odkaz přímo na řízení, jinak „Otevřít ISIR ↗“.

Kontakt v insolvenci Saldo připomene i v editoru dokladu, když ho vyberete („Pozor: … je v insolvenčním řízení …“), a na Přehledu, dokud od něj čekáte na úhradu vydaných faktur.

Ověřit DIČ ve VIES

Tlačítko Ověřit DIČ v záhlaví detailu ověří DIČ v systému VIES Evropské unie. Hodí se hlavně u odběratelů a dodavatelů z jiných států EU.

„… je platné DIČ · …“: DIČ je registrované k DPH; za tečkou je název, pokud ho VIES vrátí.
„… není registrované k DPH.“
„… teď ověřit nejde – registr VIES neodpovídá. Zkuste to prosím později.“
„Kontakt nemá DIČ.“

Ověřit DIČ ve VIES může každý člen firmy. Výsledek se ke kontaktu neukládá, Saldo ho jen ohlásí.

Prověřit všechny kontakty najednou

V Saldu: Peníze → Kontakty; Kontakty → Prověřit v registrech

Kdo: Vlastník, účetní a editor. Čtenáři se tlačítko nezobrazí.
Platí pro: Všechny firmy.

Postup

V levém menu otevřete Kontakty.
Klikněte na Prověřit v registrech a počkejte, až prověrka doběhne. Na tlačítku se ukazuje postup v insolvenčním rejstříku, například 15 / 42.

Výsledek

Saldo ověří v registru plátců DPH všechny kontakty s českým DIČ. V insolvenčním rejstříku ověří kontakty s IČO, které se neověřovaly posledních 24 hodin, nejdřív ty s neuhrazenými doklady, nejvýše 300 najednou. Výsledek shrne hlášení, například „Registr plátců DPH: 12 DIČ, žádný nespolehlivý plátce. Insolvenční rejstřík: ověřeno 15, bez záznamu.“ Štítky v seznamu se obnoví a prověrka se zapíše do historie změn.

Když něco nejde

„Registr plátců DPH neodpověděl (…)“: Registr finanční správy byl nedostupný; insolvenční rejstřík se přesto ověřil. Prověrku zopakujte později.
„Insolvenční rejstřík neodpověděl (…)“: Rejstřík byl nedostupný nebo odmítl další dotazy (povoluje nejvýš 50 za minutu). Prověrku zopakujte za chvíli; už ověřené kontakty Saldo 24 hodin znovu neověřuje.
Hlášení končí „zbývá …“: Kontaktů bylo víc, než Saldo ověří najednou. Klikněte na Prověřit v registrech znovu.

Nové kontakty Saldo prověřuje i samo. Je-li v Automatizaci zapnutá Kontrola kontaktů (výchozí stav), při otevření firmy vlastníkem, účetní nebo editorem ověří kontakty založené za posledních 30 dní v registru plátců DPH, v insolvenčním rejstříku a v ARES, kde u nich doplní chybějící DIČ a adresu. Najde-li nespolehlivého plátce nebo insolvenci, ohlásí to hlášením s odkazem na Kontakty. Ukázková firma má smyšlené kontakty, proto se u ní v registrech neověřují. Podrobnosti v kapitole Automatizace a práce účetní.

Smazat kontakt

V Saldu: Detail kontaktu; Kontakt → Upravit → Smazat

Kdo: Vlastník, účetní a editor.
Platí pro: Jen kontakt, ke kterému nepatří žádný doklad, ani koncept.

Postup

Otevřete detail kontaktu a klikněte na Upravit.
V okně Upravit – … klikněte vlevo dole na Smazat.
V okně Smazat kontakt? klikněte na Smazat.

Výsledek

Kontakt zmizí a Saldo otevře seznam kontaktů.

Když něco nejde

„Kontakt má doklady – nelze ho smazat“: Na kontakt odkazují doklady, proto ho smazat nejde. Kontakt, který už nepotřebujete, nechte v adresáři.

Jak fungují žádosti o podklady

V Saldu: Peníze → Žádosti o podklady

Žádost o podklad je dotaz k jednomu bankovnímu pohybu nebo účetnímu dokladu: chybí účtenka, originál nebo smlouva, nebo není jasné, za co platba je. Typicky se ptá účetní klienta, žádost ale může založit kdokoli s právem zápisu. Odpověď i soubory zůstanou u žádosti.

Stavy žádosti
Stav	Co znamená
Čeká na podklad	Žádost je otevřená a čeká na odpověď. V tomto stavu zůstane i po doplňující zprávě žadatele.
Podklad dodán	Někdo jiný než žadatel odpověděl nebo poslal soubor. Žádost čeká na ověření.
Ověřeno	Podklad je ověřený a žádost uzavřená.
Zrušeno	Žádost se uzavřela bez ověření: někdo ji zrušil, nebo se smazala položka, ke které patřila.

K jedné položce může být otevřená jen jedna žádost. Po ověření nebo zrušení můžete založit novou.
Žádost založíte k bankovnímu pohybu nebo k účetnímu dokladu, i ke konceptu. Nabídky, objednávky a dodací listy žádost mít nemohou.
Termín je nepovinný. U žádosti, která po termínu stále čeká na podklad, je termín červeně.
Saldo o žádosti nikomu neposílá e-mail. Kdo má odpovědět, uvidí ji po přihlášení v menu a na kartě Čeká na mě.

Kdo co smí
Kdo	Co smí
Vlastník, účetní a editor	Založit žádost a odpovědět na kteroukoli otevřenou žádost, i se soubory.
Žadatel, dokud má právo zápisu	Ověřit dodaný podklad a žádost zrušit.
Vlastník nebo účetní	Ověřit nebo zrušit žádost za žadatele, který už právo zápisu nemá. Podklad, který sami dodali, ověřit nesmějí.
Čtenář (role Jen čtení)	Vidí žádosti, jejich komunikaci a soubory, ale neodpoví ani nic neuzavře.

Stránka Žádosti o podklady

V Saldu: Peníze → Žádosti o podklady

Žádosti otevřete v levém menu ve skupině Peníze položkou Žádosti o podklady. Číslo u položky je počet žádostí, které čekají na vás.

Čeká na mě (výchozí): otevřené žádosti, na které máte odpovědět – nejste jejich žadatel a žádost je přidělená vám nebo „kdokoli z firmy“ – a dodané podklady, které smíte ověřit. Čtenáři se tu nic neukáže.
Otevřené: všechny žádosti ve stavech Čeká na podklad a Podklad dodán, nejbližší termín nahoře, žádosti bez termínu na konci.
Uzavřené: ověřené a zrušené žádosti i s celou komunikací, naposledy uzavřené nahoře.

Tabulka ukazuje položku (pohyb nebo doklad s partnerem a částkou), co je potřeba s tím, kdo a kdy se ptal, kdo odpovídá („kdokoli z firmy“, když žádost nikomu přidělená není nebo přidělený člověk už nemá právo zápisu), termín a stav. Kliknutím na řádek otevřete panel žádosti. Seznam ukáže nejvýše 500 žádostí.

Stránka Žádosti o podklady s filtrem Otevřené a jednou žádostí ve stavu Čeká na podklad. — Otevřené žádosti o podklady s položkou, požadavkem, odpovědnou osobou, termínem a stavem. Ukázková firma se smyšlenými daty

Panel žádosti má odkaz na položku (doklad, nebo pohyb v Bance), stav, kdo požádal, kdo odpovídá a termín. Pod tím je celá komunikace: otázka, odpovědi se soubory ke stažení a ověření nebo zrušení se jménem a časem; zprávy, které napsal systém, jsou podepsané „Saldo“. Dole je formulář odpovědi a tlačítka pro uzavření, pokud je smíte použít.

Žádost otevřete i odjinud: v Bance odkazem se stavem žádosti u pohybu a na detailu dokladu v kartě Žádosti o podklady, kde jsou všechny žádosti k dokladu. Odkaz na pohyb v panelu žádosti otevře Banku jen s tímto pohybem; tlačítkem Zobrazit všechny pohyby se vrátíte k celému seznamu.

Vyžádat podklad k pohybu nebo dokladu

V Saldu: Peníze → Banka; Banka → Vyžádat podklad; Detail dokladu; Doklad → ⋯ → Vyžádat podklad…

Kdo: Vlastník, účetní a editor. Čtenáři se ikona ani položka nabídky nezobrazí.
Platí pro: Bankovní pohyby a účetní doklady, ke kterým není otevřená žádost.

Postup

U bankovního pohybu klikněte v Bance na ikonu Vyžádat podklad (obálka). U dokladu otevřete jeho detail, klikněte na nabídku ⋯ a zvolte Vyžádat podklad….
V okně Vyžádat podklad vyberte v poli Co potřebujete jednu z možností Účtenka nebo faktura k platbě, Vysvětlení, za co platba je, Originál dokladu, nebo Smlouva nebo objednávka.
V poli Zpráva upravte předvyplněný text dotazu. U pohybu zní „Prosím pošlete účtenku nebo fakturu k této platbě, případně napište, za co byla.“, u dokladu „Prosím pošlete originál tohoto dokladu (PDF nebo fotku).“
V poli Odpovídá vyberte člena firmy s právem zápisu, nebo nechte Kdokoli z firmy.
V poli Termín nechte předvyplněné datum za týden, nebo zvolte jiné. Termín můžete i vymazat.
Klikněte na Odeslat žádost.

Výsledek

Žádost je ve stavu Čeká na podklad („Žádost o podklad je odeslaná.“). U pohybu v Bance nebo v kartě Žádosti o podklady na detailu dokladu se ukáže její stav a termín. Zvolenému členovi, případně všem členům s právem zápisu kromě vás, přibude žádost v menu u položky Žádosti o podklady. Založení se zapíše do historie změn.

Když něco nejde

„K této položce už je otevřená žádost „…“ – pokračujte v ní“: Otevřete existující žádost (u pohybu odkazem se stavem, u dokladu v kartě Žádosti o podklady) a napište do ní.
„Napište, co od klienta potřebujete“: Vyplňte pole Zpráva.
„Zpráva může mít nejvýš 2000 znaků“: Zprávu zkraťte.
„Termín nemůže být v minulosti“: Zvolte dnešní nebo pozdější datum, nebo termín vymažte.
„Odpovědnou osobou může být jen člen firmy s právem zápisu“: Vybraný člověk už nemá právo zápisu. Vyberte jiného člena, nebo Kdokoli z firmy.

Okno Vyžádat podklad u platby od Atelier Lumen s.r.o. s poli Co potřebujete, Zpráva, Odpovídá a Termín a tlačítkem Odeslat žádost. — Okno Vyžádat podklad u příchozí platby s poli Co potřebujete, Zpráva, Odpovídá a Termín. Ukázková firma se smyšlenými daty

Nabídka Odpovídá obsahuje jen členy s právem zápisu (vlastník, účetní, editor) s jejich rolí; sebe v ní nenajdete, žádost nemůžete přidělit sami sobě. Zpráva může mít nejvýše 2 000 znaků.

Odpovědět a poslat soubory

V Saldu: Peníze → Žádosti o podklady; Žádost o podklad → Odeslat

Kdo: Vlastník, účetní a editor. Čtenář formulář odpovědi nevidí.
Platí pro: Otevřené žádosti (Čeká na podklad nebo Podklad dodán).

Než začnete

Soubory PDF, fotky (JPG, PNG, WebP, HEIC, GIF) nebo XML, každý nejvýše 15 MB, v jedné odpovědi nejvýše 5 souborů a dohromady 20 MB.

Postup

V levém menu otevřete Žádosti o podklady a na kartě Čeká na mě klikněte na žádost.
V panelu žádosti napište do pole Odpověď vysvětlení (nejvýše 2 000 znaků).
V poli Soubory (PDF, fotka, XML – nejvýš 5, dohromady 20 MB) vyberte soubory. Stačí jen text, nebo jen soubor.
Klikněte na Odeslat.

Výsledek

Odpověď se soubory se přidá do komunikace žádosti („Odesláno.“) a zapíše se do historie změn. Když odpovídá někdo jiný než žadatel, žádost přejde do stavu Podklad dodán a žadateli se ukáže na kartě Čeká na mě k ověření. Když odpoví žadatel, například doplní dotaz, žádost zůstane nebo se vrátí do stavu Čeká na podklad. Soubory si každý člen firmy stáhne kliknutím na jejich název.

Když něco nejde

„Najednou lze přiložit nejvýš 5 souborů.“: Pošlete soubory ve více odpovědích.
„Soubory v jedné odpovědi mohou mít dohromady nejvýš 20 MB, vybrané mají … Pošlete je postupně.“: Rozdělte soubory do více odpovědí.
„Soubor … je větší než 15 MB“: Soubor zmenšete, například naskenujte dokument v nižším rozlišení.
„…: přiložit lze PDF, obrázek (JPG, PNG, WebP, HEIC, GIF) nebo XML“: Jiné typy souborů, třeba ZIP nebo dokument Wordu, Saldo nepřijme. Uložte dokument jako PDF.
„Napište odpověď nebo přiložte soubor“: Prázdnou odpověď odeslat nejde.
„Žádost je uzavřená – případně založte novou“: Žádost mezitím někdo ověřil nebo zrušil. Je-li potřeba, založte novou.

Panel žádosti o podklad s odkazem na platbu, stavem Čeká na podklad, údaji Požádal, Odpovídá a Termín, otázkou, formulářem odpovědi a tlačítkem Zrušit žádost. — Panel žádosti s položkou, stavem, komunikací, formulářem odpovědi a tlačítkem Zrušit žádost. Ukázková firma se smyšlenými daty

Když jeden ze souborů kontrolou neprojde, Saldo neuloží žádný soubor odpovědi a odpověď se neodešle.

Ověřit podklad a uzavřít žádost

V Saldu: Peníze → Žádosti o podklady; Žádost o podklad → Ověřit a uzavřít

Kdo: Žadatel, dokud má právo zápisu. Za žadatele, který už právo zápisu nemá, vlastník nebo účetní – ne však ten, kdo podklad dodal.
Platí pro: Žádosti ve stavu Podklad dodán.

Postup

V levém menu otevřete Žádosti o podklady a na kartě Čeká na mě klikněte na žádost ve stavu Podklad dodán.
Přečtěte odpověď a stáhněte si dodané soubory.
U žádosti k dokladu nechte zaškrtnuté Přiložit k dokladu … (například „Přiložit k dokladu 2 dodané soubory“), mají-li se soubory uložit k dokladu. Jinak zaškrtnutí zrušte.
Klikněte na Ověřit a uzavřít.

Výsledek

Žádost je ve stavu Ověřeno („Podklad je ověřený.“) a přesune se mezi Uzavřené. U žádosti k dokladu Saldo k dokladu přiloží soubory, které dodal někdo jiný než žadatel a které doklad ještě nemá (stejný soubor jen jednou); v komunikaci pak stojí například „K dokladu přiloženy 2 soubory“ a každé přiložení se zapíše do historie změn. Ověření nic nezaúčtuje: doklad zůstane ve stavu, v jakém byl, a pohyb zůstane nespárovaný, dokud ho nespárujete nebo nezaúčtujete.

Když něco nejde

„Doklad může mít nejvýš 20 příloh – nějakou odeberte, nebo ověřte bez přiložení souborů“: Na detailu dokladu odeberte nepotřebnou přílohu, nebo zrušte zaškrtnutí přiložení.
„Ověřit lze až dodaný podklad – pokud se věc vyřešila jinak, žádost zrušte“: Žádost zatím čeká na podklad. Když ho už nepotřebujete, žádost zrušte.
„Vámi dodaný podklad musí ověřit někdo jiný“: Podklad jste dodali vy; ověří ho žadatel.
„Ověřit smí ten, kdo o podklad požádal; vlastník nebo účetní jen za žadatele, který už nemá právo zápisu“: Požádejte o ověření žadatele.

U žádosti k bankovnímu pohybu se soubory nikam nepřikládají. Stáhněte je z komunikace žádosti, podle nich zapište doklad (například nahrajte účtenku do přijatých dokladů, viz Přijaté doklady a účtenky) a pohyb s ním spárujte, nebo pohyb zaúčtujte.

Zrušit žádost

V Saldu: Peníze → Žádosti o podklady; Žádost o podklad → Zrušit žádost

Kdo: Žadatel, dokud má právo zápisu. Za žadatele, který už právo zápisu nemá, vlastník nebo účetní.
Platí pro: Otevřené žádosti (Čeká na podklad nebo Podklad dodán).

Postup

Otevřete žádost v Žádosti o podklady, nebo odkazem u pohybu či dokladu.
Klikněte na Zrušit žádost.
V okně Zrušit žádost? klikněte na Zrušit žádost.

Výsledek

Žádost je ve stavu Zrušeno a přesune se mezi Uzavřené; komunikace i soubory zůstanou. K položce pak můžete založit novou žádost. Zrušení se zapíše do historie změn.

Když něco nejde

„Zrušit smí ten, kdo o podklad požádal; vlastník nebo účetní jen za žadatele, který už nemá právo zápisu“: Požádejte o zrušení žadatele.

Když se položka žádosti smaže, například smažete koncept dokladu, Saldo otevřenou žádost zruší samo se zprávou „Položka byla smazána“ a v seznamu žádostí se položka tak i jmenuje. Bankovní pohyby se v aplikaci nemažou.